Весь бизнес был в трёх мессенджерах и в голове владелицы. Теперь — в одной системе.

Что было

• Заявки от заказчиков приходили звонками и голосовыми, контакты рабочих лежали в трёх мессенджерах и нескольких аккаунтах.
• База — таблички без телефонов и паспортов.
• Срочная заявка в восемь вечера означала обзвон всех подработчиков по очереди: час, а то и два.
• Рабочим платить каждый день, заказчики платят раз в неделю или месяц — и все эти циклы держались в голове. Её слова: «торможу, не хватает единиц внимания».

В чём была сложность

• Это не «поставить готовую CRM»: заявки приходят в свободной форме — «завтра к девяти на арену три человека на разгрузку» — и их надо превращать в структуру автоматически.
• Исполнители — люди без привычки к сложным интерфейсам, регистрация должна быть проще некуда.
• В базе паспортные данные для пропусков, а это 152-ФЗ: согласия, хранение в России, шифрование.
• Бюджет не корпоративный: нужна этапность, при которой следующий уровень достраивается сверху.

Что сделано

• Один бот сразу в двух мессенджерах, Max и Telegram: каждый пользуется тем, где ему удобно.
• Заявка голосом или текстом: система распознаёт речь, превращает её в структурированную заявку и показывает на подтверждение.
• Четыре режима распределения смен: публикация в канал, адресная рассылка, приоритетным с автопереходом в канал, прямое назначение.
• Рабочие регистрируются сами: паспорт — просто фото, данные распознаются автоматически.
• Бот ежедневно актуализирует занятость, напоминает о сменах, принимает подтверждения, а при отказе сам запускает поиск замены.
• Все деньги в системе: выплаты рабочим, поступления от заказчиков, долги, налоги, прибыль.
• Веб-админка как единый центр управления вместо таблиц и трёх мессенджеров.
• Персональные данные по закону: согласия в боте, данные и нейросети на российских серверах, паспорта зашифрованы, журнал доступа.

Результат

Срочная вечерняя заявка больше не означает часы обзвона: бот сам рассылает её свободным рабочим и собирает отклики. Архитектура заложена под следующий этап — платформу-биржу, она достраивается сверху.